Die agile Agentur: Teil 4

by | 20. Jun 2018

Bei Fewclicks arbeiten wir nach Scrum. In unserer Artikelserie “Die agile Agentur” beleuchten wir unsere Erfahrungen mit agilen Methoden und wie wir Scrum als Prozess in unserem Team eingeführt und angepasst haben. Die vierteilige Serie behandelt Themen wie das agile Manifest, Retrospektiven, Scrum und agile Angebotsstellung & Abrechnung.

Weitere Informationen zu Scrum:
Das agile Manifest | Was ist Scrum?

Agile Angebotsstellung und Abrechnung – Über Projekte und was danach kommt

Wir haben Scrum oder Kanban oder agiles Arbeiten in irgendeiner Form erfolgreich bei uns eingeführt. Super. Aber was jetzt? Wie ist das mit Tagessätzen vereinbar? Wie sieht ein Time-&-Material-Ansatz in einer agilen Methode aus? Was ist ein sinnvolles Angebotsmodell? Oder ein Abrechnungsmodell? Wo liegt die Verantwortung? Wie kann Support aussehen? Was passiert mit Hot-Fixes?

Mit einer neuen Arbeitsmethode kommen neue Herausforderungen und Fragestellungen, die wir gemeinsam im Team versuchen zu beantworten. Unser Ziel hierbei ist es möglichst transparente Lösungen gegenüber unseren Kunden zu finden, um hier auf größte Zufriedenheit zu stoßen. Legen wir los: Was bezahlt der Kunde?

Die Magie der Story Points

In agilen Methoden ist es oft (nicht immer!) Gang und Gäbe, die Schätzung von Anforderungen auf Basis von Story Points durchzuführen. Dieses Punktesystem, angelehnt an die Fibonaccizahlen, stellt Anforderungen anhand ihrer Komplexität relativ zueinander auf. Mit Hilfe von Pokerkarten kann unser Scrum Team gemeinsam die Komplexität – dazu zählt die Schwierigkeit, die Dauer, der gelieferte Wert und die Erfahrung bezüglich eines Wunsches – einer Anforderung recht genau schätzen. Das gute hierbei: je öfter das Team ähnliche Anforderungen schätzt, desto genauer wird die Schätzung. Auf der anderen Seite würde eine reine Zeitschätzung keine genaue Aussage über den Wert eines gewünschten Features liefern, sondern lediglich eine subjektive und recht ungenaue Angabe, wie teuer etwas werden kann, wenn die Person, die zufällig richtig lag mit ihrer Schätzung, an der Umsetzung beteiligt ist. Um den Prozess in eine Zahlenwelt zu übertragen, haben wir das Potential unseres Team errechnet und durch die Velocity (geschaffte Story Points pro Sprint) geteilt, um einen Preis pro Story Point festzulegen. Hier ist es wichtig zu beachten, dass dies nur möglich ist, da wir ein einziges Team haben. Da die Velocity von Team zu Team variieren kann ist es sehr wichtig Äpfel nicht mit Birnen zu vergleichen, sondern pro Team eine eigene Berechnung festzulegen.

Letztendlich haben wir durch Story Points die Möglichkeit den zu liefernden Wert einer Anforderung genauer festzulegen. Das Team selbst committed sich entsprechend auf diese Anzahl Story Points und versucht sicherzustellen in diesem Umfang den angestrebten Wert zu liefern. Die Verantwortung beim Verschätzen liegt somit beim Team, nicht beim Kunden. Im Umkehrschluss bedeutet das, dass wir bei unseren Schätzungen sehr präzise sein müssen und möglichst viele Fragen stellen müssen, um den Kundenwunsch möglichst genau zu verstehen. Agile Frameworks wie Scrum unterstützen uns dabei durch stetige Selbstreflexion besser zu werden in dem was wir machen.

Das agile Angebot

Anhand der Vision des Kunden können meist schon erste Strukturen und Features abgeleitet werden, die wir in ein erstes Angebot umwandeln können. Agile Methoden an sich helfen schnell auf Veränderung zu reagieren. So kann ein erstes Angebot die Basisanforderungen eines ersten MVP (kleinstes lebensfähiges Produkt) beinhalten, um in möglichst kurzer Zeit bereits etwas fertiges zu liefern und die Time-to-Market zu verkürzen. Alle Anforderungen die danach entstehen und sich während der Erstellung des MVP auch noch einige Male ändern können (und dürfen!), können anhand eines Backlogs zwischen dem Kunden und unserem Projektmanagement priorisiert werden und zu jedem Zeitpunkt entwickelt werden. Somit hat der Kunde ständig Transparenz darüber wie teuer eine Anforderung ist, wann diese umgesetzt werden soll und welcher Wert dadurch geliefert wird.

Zusätzlich können Rechnungen transparent gehalten werden. Keine undurchsichtigen Aggregationen von Tagessätzen die meist in Diskussion enden. Ein Story Point beinhaltet das komplette Scrum Team. Wenn eine Anforderung mit drei Story Points Komplexität umgesetzt wird, bedeutet das im Umkehrschluss auch, dass das komplette Team dafür die Verantwortung übernimmt und dafür gesorgt hat, dass der angestrebte Wert in höchster Qualität ausgeliefert wurde.

Natürlich haben wir bei sehr komplexen Projekten anfangs eine gewisse Ungenauigkeit und, egal ob mit Zeit oder Story Points oder welcher kleinsten Abrechnungseinheit sonst, niemals die Möglichkeit eine präzise Aussage zu treffen. Wie können wir dennoch einen einigermaßen genauen Kostenvoranschlag abliefern, um unseren Kunden eine grobe Richtung zu geben? Ein weit verbreiteter Ansatz sind T-Shirt-Größen. In Relation zum bereits geschaffenen Wissen aus vorherigen Projekten, kann man recht zuverlässig sagen, ob ein gewünschtes Feature eher S oder eher XL ist und wie viele Story Points in etwa dafür benötigt wurden. Entsprechend kann man mit dieser Herangehensweise eine grobe Aussage über den Wert einer gewünschten Anforderung treffen.

Support

Auch Kundensupport kann man recht einfach in eine agile Arbeitswelt integrieren. Unabhängig von Dingen, die wir uns selbst zu Schulden haben kommen lassen (die fiesen Bugs), bekommen wir immer mal wieder Supportanfragen von Kunden. Das können Kleinigkeiten sein, wie der Austausch von Logos oder das Abändern von Farben. Standardaufwände, wie das Einspielen von Updates, aber auch größere Wünsche, wie das hinzufügen eines neuen Features an ein abgeschlossenes Projekt können hierunter fallen.

Eine Möglichkeit, diesen Support Workflow abzubilden ist es, einem Kunden ein bestimmtes Kontingent an Story Points pro Sprint/Monat/Quartal anzubieten. Ein Kunde kann hier die Möglichkeit haben diese direkt zu reservieren, oder für eine Service-Pauschale zum vergünstigten Preis abrufen zu können. Somit ist der Support unsererseits für den Kunden verfügbar und transparent bepreist, andererseits können wir natürlich auch mit regelmäßigen Einnahmen aus diesem Support-Kontingent rechnen.

Recap

Was bedeutet es also eine agile Agentur zu sein? Im Zuge dieser Reihe haben wir betrachtet, dass Agilität nicht gleich Geschwindigkeit ist. Durch Transparenz, Inspektion und Anpassung sollen Teams zur stetigen Selbstreflexion und Selbstverbesserung angeregt werden. Retrospektiven helfen einem Team, diese Werte umzusetzen und festzulegen, welche Veränderungen zeitnah umgesetzt werden sollen. Die Wahl der richtigen agilen Methode ist genauso wichtig, wie das befolgen ihrer Richtlinien. Dennoch sollte beachtet werden, dass es z.B. keine Scrum-Polizei gibt. Agile Methoden sollen eher als Grundgerüst für einen Prozess betrachtet werden, anstatt als Gesetzbuch hinter dem sich Teams verstecken können. Um Agilität voll nach innen und außen zu Leben ist es auch wichtig die Kunden abzuholen, mit ihnen ein transparentes Backlog zu pflegen und ein Verständnis dafür zu entwickeln Wert zu liefern anstatt Zeit zu buchen. Sind diese Voraussetzungen geschaffen, müssen am Ende nur alle davon überzeugt sein, dass es funktioniert den Schritt in die Agilität zu wagen. Solange alle an einem Strang ziehen, sollte es hier aber kein Problem geben.

Weitere Artikel aus dieser Reihe:

Teil 1: Chaos auf Zuruf
Teil 2: Die Retrospektive – Das Herz der agilen Agentur

Teil 3: Deine Agentur wird agiler – Introducing Scrum

Alles was ihr über agile Methoden wissen müsst, um als Team Projekte erfolgreich zu meistern. Wir bieten Workshops und Beratungsleistungen für Unternehmen und Agenturen.

Was können wir für Sie tun?

Nutzen Sie unseren Call-Back-Service. Geben Sie Ihre Daten ein, erzählen Sie uns von Ihrem Projekt und wir werden uns umgehend bei Ihnen melden.

15 + 13 =

Kontakt

+49 951 40 73 53 80

INFO@FEWCLICKS.IO

An der Spinnerei 6, D – 96047 Bamberg