Die agile Agentur: Teil 1

by | 7. May 2018

Bei Fewclicks arbeiten wir nach Scrum. In unserer Artikelserie “Die agile Agentur” beleuchten wir unsere Erfahrungen mit agilen Methoden und wie wir Scrum als Prozess in unserem Team eingeführt und angepasst haben. Die vierteilige Serie behandelt Themen wie das agile Manifest, Retrospektiven, Scrum und agile Angebotsstellung & Abrechnung.

Weitere Informationen zu Scrum:
Das agile Manifest | Was ist Scrum?

Chaos auf Zuruf (Die zu agile Agentur)

“Kannst du mal schnell das machen?” – “Ja, gib mir 5 Minuten.” – “Nein, nein, jetzt! Lass einfach den anderen Kram, mach den später!” – “Aber da ist doch schon die Deadline für das andere Projekt.” – “Ja, dann müssen wir das halt gleichzeitig machen irgendwie.”

So oder so ähnlich klingt der Alltag in vielen Agenturen. Eigentlich super für den Kunden. Nach dem Next-come-First-serve-Prinzip wird immer die neueste Anfrage bearbeitet und nach hinten stauen sich offene Tickets oder Projekte, die sich im Sand verlaufen, an. Auch Anrufe á la “Oh Mist, das ist mir wohl irgendwo durchgerutscht” sind das täglich Brot. Der Agenturalltag kann hart sein. Wir müssen flexibel sein, schnell auf Änderungen und noch schneller auf neue Kundenwünsche reagieren, bevor wir die Möglichkeit haben zu hinterfragen, was unser Kunde eigentlich braucht und was das Beste für das Projekt wäre. Und dann klingelt das Telefon. Die nächste Anfrage kommt und ist wichtiger als das womit sich gerade alle beschäftigen. Jeder wird irgendwie aus seinem Tunnel gerissen und braucht wieder seine Zeit, umzuschalten. Der Kunde freut sich am Ende. Seine Anfrage wurde mit höchster Priorität von möglichst vielen Leuten gleichzeitig bearbeitet. Das Team der Agentur muss sich aber erstmal wieder einfinden.

“Woran habe ich gerade eigentlich gearbeitet?”

Wenn man nur kurz darüber nachdenkt, wird schnell eine Stimme laut, die da meint, “wir sind doch hoch-agil, reagieren schnell auf Kundenwünsche und sind in allem was wir machen superflexibel.” Wem das schon reicht, der darf das Browserfenster jetzt gerne schließen. Für alle anderen geht’s hier weiter:

 

Agilität als strukturierte Flexibilität und Geschwindigkeit

An sich beschreibt das agile Manifest schon ziemlich gut das Vorgehen von Agenturen im Projektgeschäft. Individuen und Interaktion werden in unserem Business immer über Prozesse und Werkzeuge gestellt. Normalerweise sitzen wir nicht neben unseren Kollegen und warten darauf, ob ein Ticket von einer Bahn in die nächste verschoben wird oder eine formelle Antwort per Email kommt. Wir fragen kurz nach und unsere Kunden tun das auch. Sicherlich steht auch die funktionierende Software über einer umfangreichen Code-Dokumentation. Wer schon einmal ein Projekt von einer anderen Agentur übernommen hat – oder von einem ausgeschiedenen Entwickler der eigenen – kann davon ein Lied singen: keine Richtlinien im Code, keine Doc-Blocks oder Readmes, ab und an mal ein Kommentarfragment “bitte nicht löschen, sonst geht Feature xyz nicht mehr.”

Im agilen Manifest ist auch vermerkt, dass die Zusammenarbeit mit dem Kunden über Vertragsverhandlungen steht. Deswegen passiert es auch oft, dass niemand mehr im Blick hat, wie viele Features eigentlich bezahlt wurden und wie viele noch kostenlos oben drauf dazu kamen. Der Anruf “kannst du mal kurz noch dies und das machen…” wird eben gerne bejaht. Auch reagieren wir Agenturen schnell auf Veränderung anstatt einem konkreten Plan zu folgen. Beispiel gefällig? Einfach den Anfang des Textes nochmal lesen. Das macht uns aus – falsch angewandt macht es uns aber auch kaputt.

 

Ist eine Agentur dann schon agil?

Nein. Flexibel-chaotisches Vorgehen bedeutet noch nicht agil zu sein. Es sollten auch Werte wie Prozesse, Verträge, Dokumentation und Pläne eine Rolle spielen. Ein guter Plan ist zum Beispiel schon die geschärfte Vision eines Kunden, wo die Reise hingehen soll und der Aufbau eines Backlogs (priorisierte Liste) mit Kundenwünschen. Dieses Artefakt aus dem Scrum-Kosmos hilft sowohl dem Projektverantwortlichen, als auch dem Kunden, zu priorisieren, den Wert einer Anforderung zu identifizieren und zu entscheiden, welche Features in welcher Reihenfolge umgesetzt werden sollten, um den größtmöglichen Wert zu generieren – und das von Anfang an. Allein mit einem guten Backlog lassen sich viele Punkte in Richtung Dokumentation und Vertragsgrundlagen abdecken. Für jeden sind Anforderungen transparent und priorisiert, ohne dass der nächste Kundenwunsch gleich alles ins Chaos stürzt.

Termine wie Refinements und Retrospektiven helfen allen zu verstehen, welche Hintergründe die ausgefallenen Kundenwünsche haben, welche Vision als großes Ganzes dahinter steht und wie sich das Team entwickeln muss, um dafür gewappnet zu sein. Eine gute Retrospektive kann – unabhängig von der Arbeitsweise und dem dabei verwendeten Prozess – viele Augen öffnen und Stolpersteine identifizieren, die dem Team gerade im Weg liegen um 100% zu geben. Einzelne Elemente aus der agilen Welt lassen sich somit auch ohne eine fest eingeführte Methodik wie Kanban oder Scrum verwenden, um die gemeinsame Arbeit an einem Projekt besser und transparenter für alle Teilnehmer zu machen. Wie das funktioniert – am Beispiel der Retrospektive – lesen sie im nächsten Artikel unserer Reihe “Die agile Agentur.”

Cliffhanger – was folgt:

Teil 2: Die Retrospektive – Das Herz der agilen Agentur
Teil 3: Deine Agentur wird agiler – Introducing Scrum

Teil 4: Agile Angebotsstellung und Abrechnung – Über Projekte und was danach kommt (Support & Co)

Alles was ihr über agile Methoden wissen müsst, um als Team Projekte erfolgreich zu meistern. Wir bieten Workshops und Beratungsleistungen für Unternehmen und Agenturen.

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